Bij de voorbereiding van een maandverslag gaf ik onlangs één instructie heel uitdrukkelijk mee: als niet duidelijk is wat iemand gezegd heeft, niets invullen.

Dat lijkt een detail. Tot iemand het verslag naleest, werk verdeelt of ervan uitgaat dat een collega iets heeft toegezegd. Een vlot geschreven zin kan dan meer zekerheid krijgen dan het gesprek ooit heeft gegeven. Wat ik er zelf bij aanvul, moet iemand anders later rechtzetten.

Dus blijft die onduidelijkheid herkenbaar, tot ze uitgeklaard is. De taal mag verzorgd zijn. Wie het verslag gebruikt, moet kunnen zien wat afgesproken is en wat nog verduidelijking vraagt.

Daar zit voor mij een reden om door te vragen: ik wil begrijpen wat er gebeurt zodra iemand met mijn werk verdergaat.

Een artikel van Dado Van Peteghem en de reactie van Rik Vera deden me bij zulke keuzes stilstaan. Dado vraagt welke kwaliteiten nog onderscheidend zijn wanneer ook machines creatief en kritisch werk leveren. Rik benadrukt dat die kwaliteiten menselijke betekenis hebben, los van zo’n vergelijking. Nieuwsgierigheid, samenwerking en betrokkenheid horen daar evenzeer bij.

Hun uitwisseling bracht me bij mijn eigen werk. Bij de momenten waarop ik iets opmerk, verder vraag en daardoor een tekst of voorstel anders uitwerk. Daar krijgen zulke woorden voor mij betekenis.

Wat ik hoor, bepaalt wat ik maak

Ik schreef eerder over een dag langs vijf werven. Ik was mee voor de foto’s. Onderweg waren er ook gesprekken, vragen en een kennismaking met een nieuwe projectleider.

Op zo’n dag luister ik naar wat voor de ene vanzelfsprekend klinkt en waar een ander nog uitleg bij nodig heeft. Dat verschil heb ik achteraf nodig. Het bepaalt mee welke foto ik kies en wat ik erbij schrijf voor iemand die er niet bij was.

Een foto toont wat er voor de lens stond. In de tekst ernaast kan ik de uitleg meegeven die nodig is om te begrijpen wat je ziet. Daarvoor moet ik ter plaatse wel luisteren, ook wanneer het gesprek niet over de foto’s gaat.

Daarom interesseert me ook wat buiten de oorspronkelijke vraag valt. Een opmerking tussendoor kan relevant worden voor werk dat pas later op mijn bureau ligt. Je kunt vooraf moeilijk bestellen wat je nog niet hebt opgemerkt.

Een voordeel moet ook aan de andere kant aankomen

Bij de voorbereiding van een voorstel wilde ik weten hoe een andere manier van werken er op een gewone werkdag zou uitzien. Wat vraagt ze van de ondernemer, en wat verandert er voor zijn klanten?

Die klanten hebben hun eigen gewoontes en verwachtingen. Een voordeel voor het bedrijf is voor hen nog geen reden om mee te gaan.

Daarom vroeg ik om ook hun voordeel mee uit te werken. Het voorstel moest begrijpelijk maken wat de verandering voor hen betekent en wat ze ervoor moeten doen. Anders blijft de redenering aan één kant van de tafel hangen.

Voor mij hoort dat bij dezelfde voorbereiding als de haalbaarheid voor de ondernemer. Door beide samen te bekijken, kan het voorstel veranderen. Je ontdekt wat nog uitleg nodig heeft, of welk deel je anders moet uitwerken voordat je het aan iemand voorlegt.

Dat was een vraag in de voorbereiding. Of het voorstel in de praktijk werkt, moet nog blijken. Die onzekerheid hoort erbij. Ze is ook een reden om vooraf goed te kijken naar wat je precies belooft.

Doorvragen heeft een reden nodig

Ik stel graag vragen. Maar wie een bedrijf runt, heeft werk te doen. Die zit niet te wachten op een eindeloos onderzoek bij elke beslissing.

Ik moet dus kunnen uitleggen waarom ik ergens op doorvraag.

Een onduidelijke kost kan de haalbaarheid veranderen. Een onduidelijke toezegging kan iemand werk bezorgen waarop hij niet gerekend had. Dan beïnvloedt het antwoord de volgende stap en is de vraag de moeite waard.

Soms volstaat een kort gesprek. Soms moet er een document bij, of iemand die het beter weet. En soms weten we genoeg om gewoon voort te doen.

Na bijna dertig jaar werken herken ik sneller waar een vraag nog iets anders raakt. Een commerciële belofte heeft gevolgen voor wie ze moet uitvoeren. Een losse afspraak kan op papier ineens definitief klinken.

Ervaring helpt me gerichter vragen stellen. Tegelijk moet ik mijn eerste verklaring kunnen loslaten. Deze ondernemer en deze klant hebben hun eigen situatie. Iemand kan iets weten wat ik nog niet weet.

Dan mag het antwoord mijn plan veranderen. Anders had ik de vraag niet hoeven te stellen.

Het moet bruikbaar zijn wanneer ik er niet naast sta

Een verslag wordt later opnieuw gelezen. Een voorstel komt bij iemand terecht die niet bij de voorbereiding was. Een collega moet met een afspraak aan de slag.

Daarom probeer ik al tijdens het werk te kijken vanuit degene die het straks gebruikt. Welke uitleg heeft die nodig? Wat kan ik vastleggen, en wat moet zichtbaar openblijven?

Wat ik begrijp, moet vervolgens terugkomen in wat ik maak. In de keuze van een foto en de tekst erbij. In een voorstel waarin het voordeel voor de klant mee uitgewerkt wordt. Of in een verslag waarin een open punt ook werkelijk een open punt blijft.

Veel van dat werk zie je niet meer in het eindresultaat. Het zit er wel in.

Als bakkerszoon herken ik dat wel. Wat op het bord ligt, is het resultaat. Wat eraan voorafging, ligt er niet naast uitgeschreven.

Daarom vraag ik door. Tot ik voldoende begrijp om iets te maken waarmee de ander verder kan, zonder eerst te moeten herstellen wat ik te snel heb aangenomen.

Aanleiding: Dado Van Peteghems artikel over creativiteit en kritisch denken en de reactie van Rik Vera daarop op LinkedIn. Hun uitwisseling inspireerde dit stuk; de voorbeelden en afwegingen komen uit mijn eigen werk.