Bei der Vorbereitung eines monatlichen Besprechungsprotokolls habe ich kürzlich eine Anweisung besonders deutlich formuliert: Wenn nicht klar ist, was jemand gesagt hat, nichts hinzuerfinden.

Das klingt nach einem Detail. Bis jemand das Protokoll nachliest, Arbeit verteilt oder davon ausgeht, dass ein Kollege etwas zugesagt hat. Ein gut formulierter Satz kann dann mehr Gewissheit vermitteln, als das Gespräch je hergegeben hat. Was ich selbst ergänze, muss später jemand anderes richtigstellen.

Deshalb bleibt die Unklarheit erkennbar, bis sie geklärt ist. Der Text darf sprachlich sauber sein. Wer das Protokoll nutzt, muss erkennen können, was vereinbart wurde und was noch einer Klärung bedarf.

Darin liegt für mich ein Grund, nachzufragen: Ich möchte verstehen, was passiert, wenn jemand mit meiner Arbeit weiterarbeitet.

Ein Artikel von Dado Van Peteghem und die Reaktion von Rik Vera haben mich über solche Entscheidungen nachdenken lassen. Dado fragt, welche Eigenschaften noch einen Unterschied machen, wenn auch Maschinen kreative und kritische Arbeit leisten. Rik betont, dass diese Eigenschaften unabhängig von einem solchen Vergleich eine Bedeutung für Menschen haben. Neugier, Zusammenarbeit und Anteilnahme gehören ebenso dazu.

Ihr Austausch hat mich zu meiner eigenen Arbeit geführt. Zu den Momenten, in denen mir etwas auffällt, ich weiterfrage und deshalb einen Text oder einen Vorschlag anders ausarbeite. Dort bekommen diese Begriffe für mich Bedeutung.

Was ich höre, bestimmt, was ich mache

Ich habe bereits über einen Tag auf fünf Baustellen geschrieben. Ich war für die Fotos mitgekommen. Unterwegs gab es auch Gespräche, Fragen und ein Kennenlernen mit einem neuen Projektleiter.

An so einem Tag höre ich darauf, was für den einen selbstverständlich klingt und wo jemand anderes noch eine Erklärung braucht. Diesen Unterschied brauche ich später. Er bestimmt mit, welches Foto ich auswähle und was ich für jemanden dazuschreibe, der nicht dabei war.

Ein Foto zeigt, was vor der Linse stand. Im begleitenden Text kann ich die Erklärung mitgeben, die man braucht, um das Bild zu verstehen. Dafür muss ich vor Ort zuhören, auch wenn es im Gespräch nicht um die Fotos geht.

Deshalb interessiert mich auch, was über die ursprüngliche Anfrage hinausgeht. Eine beiläufige Bemerkung kann für eine Arbeit wichtig werden, die erst später auf meinem Schreibtisch landet. Was man noch gar nicht bemerkt hat, lässt sich schwer im Voraus beauftragen.

Der Vorteil muss auch auf der anderen Seite ankommen

Bei der Vorbereitung eines Vorschlags wollte ich wissen, wie eine andere Arbeitsweise an einem ganz normalen Arbeitstag aussehen würde. Was verlangt sie dem Unternehmer ab, und was verändert sich für seine Kunden?

Diese Kunden haben ihre eigenen Gewohnheiten und Erwartungen. Ein Vorteil für das Unternehmen ist für sie noch kein Grund, bei einer Veränderung mitzugehen.

Deshalb habe ich darum gebeten, auch ihren Vorteil auszuarbeiten. Der Vorschlag sollte verständlich machen, was die Veränderung für diese Kunden bedeutet und was sie dafür tun müssen. Sonst bleibt die Überlegung auf einer Seite des Tisches stehen.

Für mich gehört das zur gleichen Vorbereitung wie die Frage, ob es für den Unternehmer machbar ist. Beides zusammen zu betrachten, kann den Vorschlag verändern. Man erkennt, was noch erklärt werden muss oder welchen Teil man anders ausarbeiten sollte, bevor man ihn jemandem vorlegt.

Das war eine Bitte im Rahmen der Vorbereitung. Ob der Vorschlag in der Praxis funktioniert, muss sich erst zeigen. Diese Unsicherheit gehört dazu. Sie ist auch ein Grund, vorher genau hinzusehen, was man eigentlich verspricht.

Nachfragen braucht einen Grund

Ich stelle gerne Fragen. Aber wer ein Unternehmen führt, hat zu tun. Diese Person wartet nicht darauf, dass jede Entscheidung eine endlose Untersuchung nach sich zieht.

Ich muss also erklären können, warum ich bei einem Punkt nachfrage.

Unklare Kosten können die Machbarkeit verändern. Eine unklare Zusage kann jemandem Arbeit bescheren, mit der er nicht gerechnet hat. Dann beeinflusst die Antwort den nächsten Schritt, und die Frage lohnt sich.

Manchmal genügt ein kurzes Gespräch. Manchmal braucht es ein Dokument oder jemanden, der sich besser auskennt. Und manchmal wissen wir genug, um einfach weiterzumachen.

Nach fast dreißig Jahren im Berufsleben erkenne ich schneller, wo eine Frage noch etwas anderes berührt. Ein geschäftliches Versprechen hat Folgen für die Person, die es einlösen muss. Eine lose Absprache kann auf dem Papier plötzlich endgültig klingen.

Erfahrung hilft mir, gezielter zu fragen. Gleichzeitig muss ich meine erste Erklärung loslassen können. Dieser Unternehmer und dieser Kunde haben ihre eigene Situation. Jemand kann etwas wissen, das ich noch nicht weiß.

Dann darf die Antwort meinen Plan verändern. Sonst hätte ich die Frage nicht stellen müssen.

Es muss auch ohne mich daneben nutzbar sein

Ein Protokoll wird später noch einmal gelesen. Ein Vorschlag gelangt zu jemandem, der bei der Vorbereitung nicht dabei war. Ein Kollege muss eine Vereinbarung in die Tat umsetzen.

Deshalb versuche ich schon während der Arbeit, die Perspektive der Person einzunehmen, die das Ergebnis später nutzt. Welche Erklärung braucht sie? Was kann ich als geklärt festhalten, und was muss sichtbar offenbleiben?

Was ich verstehe, muss sich anschließend in dem wiederfinden, was ich mache. In der Wahl eines Fotos und des dazugehörigen Textes. In einem Vorschlag, in dem auch der Vorteil für den Kunden ausgearbeitet ist. Oder in einem Protokoll, in dem ein offener Punkt tatsächlich ein offener Punkt bleibt.

Vieles von dieser Arbeit sieht man dem fertigen Ergebnis nicht mehr an. Es steckt trotzdem darin.

Als Bäckerssohn ist mir das vertraut. Was auf dem Teller liegt, ist das Ergebnis. Die Arbeit davor steht nicht daneben beschrieben.

Deshalb frage ich weiter. Bis ich genug verstehe, um etwas zu machen, mit dem der andere weiterarbeiten kann, ohne erst richtigstellen zu müssen, was ich zu schnell angenommen habe.

Anlass für diesen Text: Dado Van Peteghems Artikel über Kreativität und kritisches Denken und Rik Veras Reaktion darauf auf LinkedIn. Ihr Austausch hat diesen Text angeregt; die Beispiele und Überlegungen stammen aus meiner eigenen Arbeit.